Tillgänglig information i hemtjänsten

Vad?

Omsorgsförvaltningen i Falu kommun ville göra det enklare för chefer och medarbetare i hemtjänsten att hitta, förstå och använda rutiner och instruktioner i det dagliga arbetet. För att förstå användarnas behov användes tjänstedesign som metod.

Arbetet fokuserade på chefer och medarbetare inom hemtjänsten och genomfördes av en arbetsgrupp med personer från omsorgsförvaltningen.

Hur?

Arbetsgruppen började med att förankra uppdraget med sektionschefen för ordinärt boende och fortsatte därefter att definiera utmaningen och ta fram en utmaningsfråga enligt följande:

”Hur gör vi det enkelt för medarbetare och chefer i hemtjänsten att ta del av och använda rutiner och instruktioner för vård och omsorg i det dagliga arbetet?”

Arbetsgruppen undersökte nuläget genom att göra verksamhetsbesök och intervjuer med enhetschefer och gruppledare inom hemtjänsten. Syftet var att förstå hur rutiner och instruktioner används i vardagen och vilka behov som fanns.

Utifrån intervjuerna identifierades flera fokusområden, bland annat:

• mobilen som arbetsverktyg
• användarvänlig information som är lätt att förstå
• att få tillgång till endast de rutiner och instruktioner som rör den egna professionen
• bättre sökfunktion
• stöd till chefer i informationshantering och spridning av information.

Arbetsgruppen tog därefter fram idéer och enkla prototyper tillsammans med användarna. Ett av förslagen var en app med AI-stöd som kan hjälpa medarbetare att hitta information, få instruktioner upplästa och översatta samt få tillgång till rätt dokument utifrån roll och arbetsområde.

Varför?

Det fanns ett behov av att förbättra internkommunikationen och göra information från omsorgsförvaltningens ledningssystem mer tillgänglig och användbar i verksamheten.

Genom att arbeta med tjänstedesign kunde lösningar utvecklas tillsammans med dem som använder informationen i vardagen. Arbetssättet gjorde det möjligt att fånga verkliga behov och ta fram idéer som fungerar i praktiken.

Effektmål

• Göra det enklare att hitta och använda rutiner och instruktioner i hemtjänsten
• Skapa lösningar utifrån användarnas verkliga behov
• Förbättra internkommunikation och informationsspridning
• Utveckla arbetssätt för verksamhetsutveckling med tjänstedesign.

Lärdomar

Arbetsgruppen beskriver att verksamheterna uppskattade att deras behov efterfrågades och att lösningar utvecklades tillsammans med dem. De lyfter också att tjänstedesign är ett kreativt och användarnära arbetssätt där förståelsen för utmaningen växer fram under processens gång.

En viktig lärdom var också att tydlig förankring hos ledningen underlättar arbetet genom hela processen.

Drivs av

• Falu kommun
• Omsorgsförvaltningen
• Region Dalarna